AUTORI
Stefano Bighini
RPA Practice leader
@Bip xTech
Francesco Peducci
RPA senior Expert
@Bip xTech
Massimiliano Guerini
RPA senior Expert
@Bip xTech
Elena Cito
RPA senior Expert
@Bip xTech
Introduzione
Sono passati diversi anni da quando la Robotic Process Automation ha mosso i primi passi. La tecnologia si è evoluta e le sue possibili applicazioni sono in continua crescita con l’adozione di nuovi modelli di Artificial Intelligence, con l’applicazione del Natural Language Processing e del Document Understanding.
Serviva un nuovo nome per descrivere questo nuovo universo tecnologico allargato. Così è nata l’Hyperautomation o l’Intelligence Process Automation.
Naturalmente questa rapida crescita ha bisogno di essere guidata e di porsi ogni giorno nuove sfide per migliorare i risultati già conseguiti.
La sfida Hyperautomation
I grandi processi definiti quick win, che con poca spesa portano grandi benefici, sono stati affrontati, risolti e automatizzati.
Comunque, nonostante tutto quello che è stato già fatto, parlando con le persone e analizzando i loro e il nostro modo di lavorare, siamo ancora circondati da fantastiche possibilità di automazione, forse alcune meno immediate o meno performanti, ma che possono portare, anche nel breve periodo, altrettanti benefici adottando con una visione d’insieme e una strategia efficace.
Di contro alcune tecnologie necessarie per l’automazione richiedono tempi di adozione più lunghi e costi più alti, per dare benefici. Gli algoritmi di intelligenza artificiale e di riconoscimento del linguaggio non si possono improvvisare.
E tutto questo non si crea dal nulla o per osmosi o simbiosi, ma va strutturato, bisogna decidere di perseguire un obiettivo di roadmap, consci che occorre attrezzarsi con professionalità e strumenti a complessità man mano crescente nel tempo, per portare a casa un’automazione a 360 gradi.
Ora più che mai, per raggiungere l’eccellenza occorre comprendere l’Hyperautomation non solo in termini di tecnologia pura e delle sue possibili applicazioni, ma capire anche come integrarla all’interno dei gruppi di lavoro.
Quali sono i fattori di successo dell’Hyperautomation?
L’introduzione dell’Hyperautomation, o semplicemente della Robotic Process Automation, all’interno di una company può sembrare semplice, ma può presentare alcune sfide che, se non correttamente affrontate, possono portare ad un fallimento totale o parziale dell’iniziativa.
I maggiori fattori di successo sono:
- trovare uno sponsor ed interagire con tutte le divisioni della company
- RPA deve essere proposta a tutte le divisioni
- deve portare potenziali benefici a più strutture possibili
- tutte le esigenze devono essere tenute in considerazione
- coinvolgimento del dipartimento IT
- il reparto IT deve aver consapevolezza e supervisione degli aspetti tecnici
- devono essere garantiti e verificati il rispetto dei criteri di sicurezza, scalabilità, business continuity, auditabilità, in accordo con gli standard aziendali
- una solida governance del progetto
- ogni iniziativa deve essere guidata
- le linee guida devono essere chiare e condivise
- il processo di valutazione delle esigenze deve essere standardizzato e acritico
Non tutti questi fattori sono facili da conseguire, motivo per cui è consigliata la creazione di un Centro di Eccellenza (CoE) specializzato che conosca il business della company e sia integrato con tutti i suoi dipartimenti.
La creazione di un Centro di Eccellenza va guidata, analizzata e realizzata nel contesto in cui ci si trova. Ogni realtà è unica e le peculiarità non solo vanno gestite, ma addirittura valorizzate.
La prima scelta è identificare e definire il modello di CoE a cui ispirarsi e che meglio sposa l’organizzazione e la dimensione aziendale.
I modelli di CoE
Esistono differenti modelli di CoE e individuare il proprio è il primo passo verso un percorso di successo. Si possono ipotizzare modelli completamente centralizzati, oppure realtà in cui il CoE delega delle attività alle singole direzioni aziendali o business unit, dove le linee guida sono definite centralmente, fino a modelli federati dove ogni business unit ha un proprio CoE.
La scelta iniziale può inoltre essere rivista nel tempo, e l’adozione di un modello, pur rivelandosi inizialmente corretta, può evolvere in funzione della maturità acquisita e degli obiettivi che ci si pone.
Qualunque sia la sua forma e dimensione, il CoE è impegnato in tutta la catena operativa dei progetti di Hyperautomation.
Le attività del COE
Qualunque sia la dimensione e la struttura che avremo dato al nostro Centro di Eccellenza, esso si troverà a governare ed operare su tutta la catena operativa in ambito Hyperautomation, avvalendosi e supportando l’organizzazione aziendale. Per fare un esempio, fornendo i propri strumenti e metodi di monitoraggio e maintenance alle funzioni IT, tipicamente preposte anche a questi compiti, così che possano garantire il corretto funzionamento di tutte le infrastrutture.
Il primo compito del CoE è di tipo strategico: la definizione dei modelli e delle linee guida, ovvero le basi su cui si baseranno tutte le successive attività. Qualora l’adozione del Centro di Eccellenza avvenisse in una fase avanzata del processo di introduzione dell’Hyperautomation, queste linee guida ricalcheranno e consolideranno le attività già svolte, includendo le lesson learned apprese.
Il ruolo del CoE ricopre sicuramente le seguenti attività:
- definizione della strategia di adozione della IPA o RPA
- definire il modello di ricerca delle nuove opportunità
- definire il modello di calcolo delle performance
- selezionare e definire i tool da adottare e la loro configurazione
- supportare le attività di selezione e ricerca delle esigenze di automazione
- definire e armonizzare la roadmap di adozione
- monitorare i benefici realmente ottenuti nel continuo
Per fare questo non può prescindere da un confronto interno non solo sugli aspetti tecnici ma anche sugli aspetti organizzativi di gestione delle risorse umane e delle strategie aziendali.
Inoltre, la presenza di un CoE consente di operare quella che definiremo continuous process improvement and selection, un circolo virtuoso che, operando sia sui processi esistenti sia aggiornando e integrando le richieste delle varie divisioni, porti ad un continuo incremento della efficienza aziendale.
Anche se ben pianificato, il successo di un programma di Hyperautomation non può prescindere dai risultati e dalla qualità della delivery.
L’analisi di dettaglio e lo sviluppo dei processi possono risiedere internamente al CoE oppure essere delegati a terze parti. In ogni caso, il ruolo del Centro di Eccellenza rimane centrale e consente di garantire la buona riuscita dei progetti, coordinandosi sia con gli elementi di business sia con gli elementi tecnici aziendali per perseguire l’obiettivo condiviso. In fase di analisi e realizzazione vanno tenuti sempre al tavolo gli utilizzatori finali del processo e sarà compito del CoE fare in modo che l’adozione sia il più efficace possibile ma che si integri e si armonizzi con le altre soluzioni e\o con le linee guida definite. L’introduzione di soluzioni “complesse” e non valutate a fondo, anche se funzionalmente valide, possono portare a difficoltà nel governo del processo con conseguenti costi non previsti di manutenzione e supporto.
A livello operativo, le attività di monitoraggio e di verifica dei risultati consentono di esporre i vantaggi ottenuti dagli interventi e dagli investimenti fatti. Questo comporta l’adozione di strumenti e soprattutto la definizione già in fase di progettazione dei valori da misurare. L’analisi dei risultati consente inoltre di identificare quali possano essere ulteriori evoluzioni dei processi realizzati e ottimizzare i costi hardware e di licenze complessivi.
L’approccio Bip per la creazione del CoE
In questi ultimi anni abbiamo visto come la tecnologia RPA e il suo ampliamento all’Hyperautomation abbia raggiunto un tale livello di maturità da portarla fuori dall’ambito dei processi tattici per diventare essa stessa oggetto di adozione strategica.
Questa evoluzione va quindi governata e in virtù dei vantaggi che questo porta, sempre più realtà stanno intraprendendo la costruzione di un Centro di Eccellenza interno rivolgendosi a Bip per aiutarli in tutto il processo di adozione.
A tale scopo in Bip abbiamo identificato un percorso, articolato su 4 fasi:
- Inception
- Model Definition
- Process Automation
- People Management
Inception
In questa fase è indispensabile individuare tutti gli stakeholder aziendali, analizzare lo stato degli eventuali progetti già realizzati, delle tecnologie presenti in azienda in modo da definire i ruoli e le responsabilità chiave all’interno del Centro di Eccellenza IPA (anche coordinandosi con altri CoE). In questa fase sono inoltre definiti i criteri di valutazione da utilizzare per determinare le performance delle soluzioni.
Grazie al supporto di Bip è possibile adottare e adattare esperienze già maturate nei medesimi ambiti funzionali; inoltre, la disponibilità di risorse di elevata competenza consente la messa a regime del CoE in tempi estremamente ridotti.
Model Definition
In questa fase, insieme agli attori del CoE, è indispensabile definire i modelli di gestione della domanda, le modalità di discovery e valutazione dei nuovi processi. L’adozione dei framework e del modello di deploy frutto delle best practice e dell’esperienza di Bip consente di partire con una base solida e già collaudata. Tale base sarà adattata perché si sposi in maniera ottimale con le esigenze e l’organizzazione.
Process Automation
Obiettivo di Bip in questa fase è supportare i referenti nell’applicazione del modello operativo nei progetti di Hyperautomation ed il supporto nel monitoraggio attraverso l’adozione di un modello che consenta il controllo di ogni fase progettuale.
People management
La gestione e la formazione delle figure tecniche, avviene durante tutto il percorso di definizione del CoE. Tale fase supporta anche gli uffici preposti (tipicamente l’organizzazione e l’HR) alla corretta diffusione del percorso che si sta intraprendendo che non mira alla riduzione delle risorse ma al miglioramento dei processi e alla crescita delle persone.
Conclusioni
Per adottare in maniera efficace un percorso di Hyperautomation, o anche solo di Robotic Process Automation, non basta la tecnologia migliore, ma occorrono una governance e una strategia ben calibrate, che possano differire da quelle già utilizzate in altri ambiti. Le dimensioni del CoE, normalmente, sono direttamente proporzionali alla quantità di progetti e alle dimensioni aziendali.
Introdurre un Centro di Eccellenza può essere complicato, ma con l’aiuto del partner giusto può diventare una storia di successo. Noi siamo il partner giusto per te!
Il centro di eccellenza xTech di Bip è una delle più grandi realtà esperte di dati e automazione in Europa, con centinaia di progetti ogni anno nel settore.
Fondiamo in un’unica realtà esperti di Robotic Process Automation, Artificial Intelligence, Cognitive Computing e Natural Language Processing, Process Mining, Data Strategy: possiamo seguire i nostri clienti nel percorso end to end con un team unico e integrato.
Per richiedere un approfondimento sulla nostra offerta end-to-end o avere una conversazione con uno dei nostri esperti, è sufficiente inviare una email a [email protected] con oggetto “CoE Hyperautomation”, e verrete contattati immediatamente.
