AUTORI

Anna Tarantini
Data Visualization and
Engineering Expert
@Bip xTech

Nell’ambito Pianificazione e Controllo, uno dei problemi più noti è l’ingente sforzo profuso per fornire dati di chiusura mensili affidabili. Il tipico calendario delle chiusure ufficiali termina solo 1 o 2 settimane dopo la fine del mese, a causa della lunga elaborazione nell’ERP o in altri sistemi di rendicontazione finanziaria. Quindi, P&C costruisce spesso i propri strumenti di chiusura gestionale mensile (tipicamente basati su MS Excel), una sorta di “gemelli digitali” delle logiche di business con una modellazione PxQ (prezzi per quantità) solo su alcune voci di maggiore rilevanza, o un trend lineare su voci meno rilevanti. Tutto questo calcolo impegna le persone spesso per giorni a inizio mese per poter anticipare di qualche giorno il risultato ufficiale.

La quantità di tempo profuso per questo esercizio impedisce inoltre che questi meccanismi vengano utilizzati prima della fine del mese per determinare le stime di pre-chiusura.

Questo articolo spiega come Bip xTech, attraverso un mix di AI, RPA e Data engineering, abbia creato uno strumento in grado di calcolare una chiusura mensile gestionale dei dati di P&L rapida e tempestiva (fast closing) e previsioni affidabili e frequenti sulla chiusura di fine mese tanto da abilitare un esercizio di preclosing in corso di mese: lo abbiamo chiamato “Smart Closing (chiusura intelligente)”.

La soluzione di “Smart Closing” è uno strumento di previsione con un motore che riproduce logiche aziendali e consente il calcolo del P&L per più linee di servizio (es. nelle Telco viene usato per le linee consumer, business/PMI, enterprise, sia fisso che mobile).

Il suo motore parte dai dati granulari delle quantità effettive vendute e dai listini prezzi, prevedendo le quantità per il resto del mese con algoritmi AI, mescolandole logiche PxQ con logiche gestionali, per poi procedere all’attribuzione alle linee di P&L e all’aggregazione bottom up per costruire l’intero conto economico.

L’output finale viene mostrato su dashboard di Business Intelligence con diverse visualizzazioni (executive e operativa) e scorecard KPI.

Tutto il processo, dalla raccolta dei dati tramite RPA, alla previsione, al calcolo e all’aggregazione, fino alla preparazione dei dati finali per la BI, dura solo poche ore, consentendo di ripetere l’esercizio anche giornalmente, ove necessario. 

L’Advanced analytics per abilitare il pre-closing mensile

I modelli tradizionali di Pianificazione e Controllo ragionano su cicli di rendicontazione su base mensile, in cui l’effettiva raccolta delle informazioni è spesso legata alla «chiusura ufficiale». In questo processo aziendale si predilige la «completezza» piuttosto che la «risposta tempestiva».

I tipici modelli previsionali gestionali, ove presenti, sono normalmente gestiti a livello aggregato (previsione complessiva delle serie temporali di conto economico) e solo in parte possono intercettare segnali di basso livello dal mercato.

La soluzione BIP xTech si basa su due principi fondanti: precisione e semplicità.

L’accuratezza è garantita dall’elaborazione dei dati storici giornalieri dei principali indicatori di basso livello che contribuiscono a determinare il valore dei risultati commerciali (Margine di Servizio), dall’analisi delle dimensioni di dettaglio rilevanti (es. prezzi/piani tariffari, offerte/promozioni, segmenti di clientela , tipologia di utilizzo, …) che possono influenzare trend e proiezioni per ogni scenario commerciale e dalla disponibilità di modelli di advanced analytics in grado di interpretare le curve storiche dei KPI e valutare l’evoluzione di ogni scenario commerciale.

La semplicità è assicurata dall’automazione della raccolta e del consolidamento delle informazioni, dalla capacità di fare previsioni per singoli scenari specifici (es. in base alla tipologia dell’offerta, al profilo del cliente, ecc.) e dall’analisi immediata dei risultati e il confronto dei trend.

L’intero processo inizia con il motore RPA che estrae automaticamente i dati grezzi dalle diverse fonti in modo sicuro (auditabile dall’IT) ma senza necessità di implementazioni IT.

Quindi, nel layer di Data Preprocessing, l’insieme eterogeneo di dati viene letto, pulito e preparato in base a regole tecniche e aziendali ad ogni esecuzione. Vengono eseguiti controlli sulla qualità dei dati, e qualsiasi problema relativo ai dati viene notificato automaticamente.

Per ogni KPI granulare, dei Modelli di Machine Learning vengono addestrati automaticamente (layer di Modellazione dei Dati) ogni mese sui dati più recenti sfruttando le tecniche di Auto-ML che generano la previsione. Ciò significa che lo strato di intelligenza artificiale sottostante si riaddestra ogni mese scegliendo il modello migliore per ciascuna delle migliaia di serie temporali previste, garantendo le migliori prestazioni e bassi errori.

Successivamente, le previsioni granulari (di Prezzi e Quantità) vengono aggregate utilizzando regole gestionali per generare le linee del P/L. Le prestazioni dei modelli vengono valutate per regolare automaticamente gli algoritmi al run successivo (Output Producer)

Il Portale Smart Closing funge da applicazione web di orchestrazione in quanto sono state implementate diverse funzionalità per consentire agli utenti controllo, autonomia e soprattutto semplicità nella conduzione dei modelli predittivi. Gli utenti sono opportunamente profilati per consentire un’adeguata gestione dei ruoli e dell’accesso alle funzioni di amministrazione.

Attraverso il portale web, l’utente può autonomamente e in qualsiasi momento:

• Caricare file (listini prezzi, cataloghi, calendari, ecc.) per abilitare la previsione
• Eseguire il motore RPA per recuperare i dati dai sistemi legacy
• Eseguire il motore di pre-elaborazione
• Consultare i cruscotti di controllo, output del punto precedente, con KPI su freschezza dei dati, controllo output, controlli colonne, controlli BPC
• Eseguire i modelli predittivi (AUTO-ML)
• Inserire adjustment manuali rispetto alle previsioni bottom up
• Avviare l’aggiornamento delle dashboard BI
• Consultare le versioni «anteprima» e «ufficiale» dei cruscotti BI

Con questa tipologia di caso d’uso, BIP ha consentito agli utenti finali di ottenere in completa autonomia una previsione accurata della chiusura mensile, in una finestra temporale di brevissimo termine, basandosi sui dati granulari effettivi raccolti e caricati sul portale in modo totalmente automatizzato, più volte al mese (lo strumento viene tipicamente usato per pre-closing dal 15/20 del mese ogni 5 giorni e poi per calcolare la chiusura mese gestionale su dati fermi di fine mese).

La soluzione è disponibile su cloud, e sfrutta le migliori funzionalità AI Cloud native per ottenere le migliori prestazioni e performance.

Caso di successo

Lo strumento Smart Closing è attualmente adottato da un’importante società di telecomunicazioni per supportare il processo di fast closure / pre-closure mensile.

Utilizzando la tecnologia, l’azienda ha registrato una riduzione progressiva dell’errore di previsione fino a meno dell’1% per le esecuzioni operate il giorno 28 del mese, e a circa 2-3% per le esecuzioni intorno al giorno 15 del mese!

L’effort umano per l’estrazione e il calcolo dei dati è stato ridotto quasi a zero (poche ore per controllare input e output), grazie all’uso dell’automazione robotica e dell’intelligenza artificiale.

La practice Bip xTech

La practice di BIP “xTech” supporta i clienti nel percorso di adozione di tecnologie edge tra cui Data/AI/Cloud/Blockchain/5G/Hyperautomation per ottimizzare, efficientare, automatizzare i processi decisionali ed evolvere il business grazie a tali tecnologie.

Agiamo attraverso l’intero funnel di adozione: dalla Strategia, alla Progettazione e Implementazione, fino alle Operations, accompagnando i nostri clienti anche nel processo di trasformazione.

BIP xTech ha una copertura internazionale: operiamo in tutto il mondo partendo dalle nostre sedi principali in Italia, Regno Unito, Spagna e Brasile.

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Se sei interessato a saperne di più sulla nostra offerta o vuoi avere una conversazione con uno dei nostri esperti, invia un’email a [email protected] con oggetto “Smart Closing” e sarai contattato immediatamente.